Poufne pliki nie są dla wszystkich.

Akta osobowe, dokumentacja rozwojowa, oferty i dane klientów wymagają ochrony już w zwykłej działalności firmy. Państwa firma nie musi w tym celu realizować zleceń dla administracji publicznej ani przetwarzać informacji niejawnych. Wspólnie ustalamy, które pliki są szyfrowane, kto potrzebuje dostępu merytorycznego i jak zorganizować zastępstwa. Rozwiązanie standardowe dopasowujemy do tych procesów pracy, a dopuszczony wariant dodajemy, gdy wymagają tego Państwa konkretne potrzeby ochrony.

Mała firma może zacząć od chronionego repozytorium dla zarządu i kadr. W średnich przedsiębiorstwach dochodzą na przykład odrębne zespoły projektowe, wiele lokalizacji i współpraca z podmiotami zewnętrznymi. Przy strukturach klasy Enterprise planujemy dodatkowo administrację delegowaną, systematyczne zmiany uprawnień i przejrzyste przypisanie odpowiedzialności za klucze. Wybór uwzględnia wersje klienckie, istniejące repozytoria, zgodność aplikacji oraz sposób, w jaki uprawnione osoby mogą dalej pracować również po zmianie urządzenia.

Udostępnianie plików najpierw określa, kto może uzyskać dostęp do danych przez określoną ścieżkę dostępu. Szyfrowanie plików i folderów uzupełnia tę ochronę: dostęp do treści zależy dodatkowo od wymaganych kluczy. Decydujące jest to, jakie ścieżki danych faktycznie obejmuje wybrane rozwiązanie. Wspólnie analizujemy lokalne repozytoria, współdzielone katalogi, procesy kopiowania i wymianę z partnerami. Dzięki temu widać, w których miejscach przetwarzane są poufne treści i gdzie potrzebna jest inna lub dodatkowa ochrona.

Ważna pozostaje przy tym perspektywa aplikacji. Uprawnione osoby muszą nadal móc edytować pliki, a w tym momencie może powstać tekst w postaci jawnej. Szyfrowanie nie zapobiega więc automatycznie wyciekowi danych spowodowanemu przez już uprawnionego lub przejętego użytkownika. Ochrona stanowiska pracy, sensowne role i bezpieczne procedury wymiany pozostają częścią całego rozwiązania. W pilotażu badamy przewidziane procesy pracy i dokumentujemy ograniczenia. Państwa zespół otrzymuje dzięki temu przejrzystą informację o tym, co jest chronione i jaka odpowiedzialność pozostaje w innych miejscach.

Wybór procedury nie rozwiązuje jeszcze kwestii organizacyjnych. Kto może przypisywać nowych członków do projektu? Co się dzieje po odejściu danej osoby? Jak udostępnić dane, gdy uprawniony klucz jest niedostępny? Na te pytania odpowiadamy przed wdrożeniem. Uzgodniony model ról zapobiega nadawaniu szerokich uprawnień wyłącznie dla wygody. Dla odzyskiwania danych wyznacza się osoby odpowiedzialne i udokumentowaną ścieżkę zatwierdzania, dopasowaną do wymagań ochrony Państwa informacji.

Także tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie muszą być zgodne z koncepcją kluczy. Dane mogą technicznie istnieć, a mimo to pozostać bezużyteczne, jeśli brakuje odpowiednich kluczy. Z drugiej strony procedura odzyskiwania nie może niezauważenie omijać przewidzianych ograniczeń dostępu. Dlatego zakres kopii zapasowych, dostępność kluczy i odzyskiwanie danych są testowane łącznie. Przy przekazaniu objaśniamy te procedury administratorom i osobom odpowiedzialnym merytorycznie. Zmiany w obszarach ochrony lub produktach są następnie oceniane względem tej samej konfiguracji.

u.trust LAN Crypt w wersji 13.0.x firmy Utimaco IS GmbH jest dopuszczony pod numerem BSI-VSA-10966 do poziomu VS-NfD. Dopuszczenie z dnia 15 listopada 2025 jest ważne do 15 listopada 2028, a podany stan wpisu to 15 listopada 2025. Wymagania dotyczące Państwa repozytoriów plików przekładamy na konkretną konfigurację i sprawdzamy platformę, ustawienia oraz procedury eksploatacji na podstawie odpowiedniej dokumentacji. Dla tej wersji nie wykazujemy zatwierdzenia UE ani NATO: w niniejszym wpisie dopuszczenia wskazano wyłącznie VS-NfD. Wymagania dla NATO RESTRICTED są więc oceniane odrębnie i nie wynikają z krajowego dopuszczenia.

Także w przedsięwzięciach wojskowych zatwierdzenie produktu, eksploatacja systemu i dostęp personelu są rozpatrywane odrębnie. Ü3 oznacza postępowanie sprawdzające wobec osób, a nie poziom szyfrowania. Wymagane postępowania sprawdzające i uprawnienia dostępu dla konkretnie zaangażowanego personelu należy wyjaśnić przed rozpoczęciem prac. Globalny zespół OTOKO® nie jest zatem ogólnie dopuszczony do informacji niejawnych. Do pierwszych rozmów używamy opisu niezawierającego informacji niejawnych, a poufne dokumenty projektowe są wymieniane wyłącznie uzgodnionymi, dozwolonymi kanałami.

OTOKO® jako wyłączny dystrybutor u.trust LAN Crypt w regionie EMEA łączy dostarczenie rozwiązania z wdrożeniem technicznym u Państwa. Realizujemy zmiany i modyfikacje wprowadzane na życzenie klienta, instalację i uruchomienie. Na początku ustalamy, jakie systemy i procesy mają zostać podłączone, jakie funkcje są potrzebne i kto będzie później administrować rozwiązaniem. Na tej podstawie powstają uzgodniony zakres realizacji, pilotaż i plan wdrożenia. Zmiany są dokumentowane i oceniane względem odpowiedniego dopuszczenia: zatwierdzenie wersji oryginalnej nie obejmuje automatycznie każdej zmodyfikowanej konfiguracji.

Po uruchomieniu utrzymanie i wsparcie na poziomach od 1 do 3 pozostają częścią naszej oferty. Poziom 1 służy ustrukturyzowanemu przyjęciu zgłoszenia i pierwszej klasyfikacji, poziom 2 dogłębnej analizie konfiguracji i integracji, a poziom 3 rozwiązywaniu złożonych przyczyn technicznych oraz wymaganym uzgodnieniom z producentem. Zakres wsparcia, dostępność, czasy reakcji i dopuszczalny zdalny dostęp są uzgadniane odpowiednio do projektu. W środowiskach z informacjami niejawnymi uwzględniamy dopuszczalne ścieżki dostępu i komunikacji. Zmiany związane z utrzymaniem są w sposób przejrzysty oceniane, testowane i wprowadzane do eksploatacji zgodnie z uzgodnionymi zatwierdzeniami.