Vertrauliche Dateien gehören nicht jedem.

Personalakten, Entwicklungsunterlagen, Angebote und Kundendaten sind bereits im normalen Geschäftsbetrieb schützenswert. Dafür muss Ihr Unternehmen weder Behördenaufträge bearbeiten noch Verschlusssachen verarbeiten. Gemeinsam legen wir fest, welche Dateien verschlüsselt werden, wer fachlich Zugriff benötigt und wie sich Vertretungen organisieren lassen. Die Standardlösung wird an diesen Arbeitsabläufen ausgerichtet; eine zugelassene Ausführung kommt hinzu, wenn Ihr konkreter Schutzbedarf sie verlangt.

Ein kleines Unternehmen kann mit einer geschützten Ablage für Geschäftsführung und Personal beginnen. Im Mittelstand kommen beispielsweise getrennte Projektteams, mehrere Standorte und externe Zusammenarbeit hinzu. Bei Enterprise-Strukturen planen wir zusätzlich delegierte Administration, systematische Berechtigungswechsel und nachvollziehbare Schlüsselzuständigkeiten. Die Auswahl berücksichtigt Client-Versionen, vorhandene Ablagen, Anwendungskompatibilität und den Weg, auf dem berechtigte Personen auch bei einem Gerätewechsel weiterarbeiten.

Eine Dateifreigabe regelt zunächst, wer über einen bestimmten Zugangsweg auf Daten zugreifen darf. Datei- und Ordnerverschlüsselung ergänzt diesen Schutz: Der Zugriff auf den Inhalt hängt zusätzlich von den benötigten Schlüsseln ab. Entscheidend ist, welche Datenwege die gewählte Lösung tatsächlich abdeckt. Gemeinsam betrachten wir lokale Ablagen, gemeinsam genutzte Verzeichnisse, Kopiervorgänge und den Austausch mit Partnern. So wird sichtbar, an welchen Stellen vertrauliche Inhalte verarbeitet werden und wo ein anderer oder ergänzender Schutz benötigt wird.

Dabei bleibt die Anwendungsperspektive wichtig. Berechtigte Personen müssen Dateien weiterhin bearbeiten können; in diesem Moment kann Klartext entstehen. Verschlüsselung verhindert deshalb nicht automatisch Datenabfluss durch einen bereits berechtigten oder kompromittierten Benutzer. Arbeitsplatzschutz, sinnvolle Rollen und sichere Austauschverfahren bleiben Teil des Gesamtaufbaus. Im Pilot untersuchen wir die vorgesehenen Arbeitsabläufe und dokumentieren Grenzen. Ihr Team erhält damit eine nachvollziehbare Aussage darüber, was geschützt ist und welche Verantwortung an anderen Stellen verbleibt.

Die Auswahl eines Verfahrens löst noch nicht die organisatorischen Fragen. Wer darf einem Projekt neue Mitglieder zuordnen? Was geschieht beim Ausscheiden einer Person? Wie werden Daten zugänglich gemacht, wenn ein berechtigter Schlüssel nicht verfügbar ist? Diese Fragen werden vor dem Rollout beantwortet. Ein abgestimmtes Rollenmodell verhindert, dass weitreichende Zugriffe lediglich aus Bequemlichkeit entstehen. Recovery erhält benannte Verantwortliche und einen dokumentierten Freigabeweg, der zu den Schutzanforderungen Ihrer Informationen passt.

Auch Sicherung und Wiederherstellung müssen mit dem Schlüsselkonzept zusammenpassen. Daten können technisch vorhanden sein und dennoch unbrauchbar bleiben, wenn die zugehörigen Schlüssel fehlen. Umgekehrt darf ein Wiederherstellungsverfahren die vorgesehenen Zugriffsbeschränkungen nicht unbemerkt umgehen. Deshalb werden Sicherungsumfang, Schlüsselverfügbarkeit und Recovery im Zusammenhang getestet. Die Übergabe erläutert diese Verfahren für Administration und Fachverantwortliche. Änderungen an Schutzbereichen oder Produkten werden anschließend gegen denselben Aufbau bewertet.

u.trust LAN Crypt Version 13.0.x von Utimaco IS GmbH ist unter BSI-VSA-10966 bis VS-NfD zugelassen. Die Zulassung vom 15.11.2025 ist bis zum 15.11.2028 befristet; der angegebene Stand ist der 15.11.2025. Wir übersetzen die Anforderungen Ihrer Dateiablagen in einen konkreten Aufbau und prüfen Plattform, Konfiguration und Betriebsverfahren anhand der zugehörigen Unterlagen. Für diese Version weisen wir keine EU- oder NATO-Freigabe aus: Im vorliegenden Zulassungseintrag ist ausschließlich VS-NfD genannt. Anforderungen für NATO RESTRICTED werden daher gesondert bewertet und nicht aus der nationalen Zulassung abgeleitet.

Auch in einem militärischen Vorhaben werden Produktfreigabe, Systembetrieb und personeller Zugang getrennt betrachtet. Ü3 bezeichnet eine Sicherheitsüberprüfung von Personen und keine Verschlüsselungsstufe. Benötigte Überprüfungen und Zugangsberechtigungen sind vor einem Einsatz für das konkret eingesetzte Personal zu klären. Das weltweite OTOKO® Team ist damit nicht pauschal für eingestufte Informationen freigegeben. Für erste Gespräche verwenden wir eine nicht eingestufte Beschreibung; vertrauliche Projektunterlagen werden erst über vereinbarte, zulässige Wege ausgetauscht.

Als exklusiver EMEA-Distributor für u.trust LAN Crypt verbindet OTOKO® die Bereitstellung der Lösung mit der technischen Umsetzung bei Ihnen. Wir übernehmen kundenspezifische Anpassungen und Umbauten, Installation und Inbetriebnahme. Zunächst halten wir fest, welche Systeme und Abläufe angebunden werden sollen, welche Funktionen benötigt werden und wer die Lösung später administriert. Daraus entstehen ein abgestimmter Implementierungsumfang, ein Pilot und ein Rolloutplan. Anpassungen werden dokumentiert und gegen die jeweilige Zulassung bewertet: Die Freigabe der Originalversion gilt nicht automatisch für jeden veränderten Aufbau.

Nach der Inbetriebnahme bleiben Wartung und Level-1–3-Support Teil unseres Angebots. Level 1 dient der strukturierten Annahme und ersten Einordnung, Level 2 der vertieften Analyse von Konfiguration und Integration, Level 3 der Bearbeitung komplexer technischer Ursachen und der erforderlichen Herstellerabstimmung. Supportumfang, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und erlaubte Fernzugriffe werden passend zum Projekt vereinbart. Bei eingestuften Umgebungen berücksichtigen wir die zulässigen Zugangs- und Kommunikationswege. Wartungsänderungen werden nachvollziehbar bewertet, getestet und über die vereinbarten Freigaben in den Betrieb übernommen.