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CRM & Kundenprozesse

Kein Kunde sollte im Prozess verloren gehen.

Vertrieb und Service brauchen ein gemeinsames Bild des Kunden, ohne vertrauliche Informationen wahllos zu verteilen. Wir konfigurieren Ihr CRM, verbinden es mit den relevanten Systemen und gestalten nachvollziehbare Abläufe für Interessenten, Angebote, Betreuung und Servicefälle.

Arbeit mit einer webbasierten Auswertungsoberfläche – Symbolmotiv
Kundenprozessmodell mit Datenverantwortung · Planung und Umsetzung durch OTOKO®

Ihr Auftrag an OTOKO®

Was wir für Sie übernehmen.

Wir klären mit Vertrieb, Service und Marketing, wann ein Vorgang übergeben wird und welche Information dafür notwendig ist. Phasen einer Verkaufschance brauchen klare Kriterien; sonst sind Prognosen schwer vergleichbar. Rollen legen fest, wer Kunden, Konditionen und Aktivitäten sehen oder ändern darf. Automatisierungen werden so gestaltet, dass Mitarbeitende den Status verstehen und Ausnahmen bearbeiten können. Standardfunktionen einer Plattform werden vor individuellen Erweiterungen geprüft.

Der mögliche Leistungsumfang

  • Anforderungsaufnahme mit Vertrieb, Service und Marketing und Abgleich der Kundenprozesse
  • Einführung von Salesforce, Dynamics 365 Sales oder HubSpot mit Rollen und Pipeline-Struktur
  • Integration mit ERP, Ticketsystem, Telefonie und Marketing-Automation
  • Datenbereinigung und Dublettenabgleich vor der Migration
  • DSGVO-Funktionen: Einwilligungen, Löschkonzept, Auskunft und Protokollierung

Den konkreten Umfang, Ihre Mitwirkung und die Abnahmekriterien legen wir vor Beginn fest.

Technik verständlich eingeordnet

So setzen wir die Aufgabe um.

01

Ein Kundenbild braucht Regeln für Datenhoheit

Firmen, Kontakte und Verträge können in mehreren Systemen auftauchen. Wir definieren führende Quellen, stabile Identifikatoren und Regeln zum Zusammenführen von Dubletten. Eine E-Mail-Adresse allein ist nicht immer ein geeigneter Kundenschlüssel. Synchronisation berücksichtigt Löschungen, Rollenwechsel und zeitversetzte Änderungen. Für Einwilligungen, Aufbewahrung und Auskunft setzen wir die mit Ihren zuständigen Stellen abgestimmten Regeln technisch um. Dabei werden auch exportierte Daten und angebundene Marketing-Werkzeuge berücksichtigt.

02

Akzeptanz entsteht in echten Arbeitsschritten

Eine Pilotgruppe prüft vollständige Abläufe vom Erstkontakt bis zur Übergabe an den Service. Die Abnahme enthält Datenabgleich, Rollenprüfung und verständliche Aufgabenlisten. Schulung und Ansprechpartner werden passend zu Ihrem Team eingeplant. Wir benötigen Musterprozesse, vorhandene Datenquellen und die Kennzahlen, an denen Sie die Einführung bewerten möchten.

Besprechungsraum im Kölner OTOKO® Büro

Ein überprüfbares Ergebnis

Damit arbeiten Sie weiter.

  1. Kundenprozessmodell mit Datenverantwortung
  2. Konfiguriertes CRM mit getesteten Schnittstellen
  3. Technische Umsetzung abgestimmter Lösch- und Auskunftsabläufe

Die Übergabe verbindet Umsetzung und Dokumentation. Gemeinsam prüfen wir die vereinbarten Fälle und halten verbleibende Aufgaben fest.

Vor dem ersten Schritt

Ihre Fragen zu CRM & Kundenprozesse.

Können ERP und CRM unterschiedliche Aufgaben behalten?

Ja. Beispielsweise kann das ERP für Rechnungen und das CRM für Betreuung führend sein. Entscheidend ist eine eindeutige Zuordnung pro Datenart.

Lassen sich vorhandene Excel-Kontakte übernehmen?

Grundsätzlich ja, nach Prüfung von Struktur, Qualität und zulässiger Verwendung. Dubletten und widersprüchliche Werte werden vor dem produktiven Import geklärt.

Ihr Vorhaben

Welche Aufgabe möchten Sie lösen?

Beschreiben Sie Ihre Ausgangslage und das gewünschte Ergebnis. Die ausgewählte Leistung wird in die Kontaktanfrage übernommen.

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