Los archivos confidenciales no son para todos.

Los expedientes de personal, la documentación de desarrollo, las ofertas y los datos de clientes ya merecen protección en la actividad empresarial habitual. Para ello, su empresa no necesita tramitar encargos de organismos públicos ni procesar información clasificada. Juntos determinamos qué archivos se cifran, quién necesita acceso por motivos de negocio y cómo se organizan las sustituciones. La solución estándar se orienta a estos flujos de trabajo; una edición homologada se añade cuando su necesidad de protección concreta lo requiere.

Una pequeña empresa puede empezar con un almacenamiento protegido para la dirección y el personal. En las medianas empresas se añaden, por ejemplo, equipos de proyecto independientes, varios emplazamientos y la colaboración externa. En las grandes organizaciones, planificamos además la administración delegada, cambios de permisos sistemáticos y responsabilidades sobre las claves bien documentadas. La selección tiene en cuenta las versiones del software cliente, los almacenamientos existentes, la compatibilidad de aplicaciones y cómo pueden seguir trabajando las personas autorizadas incluso tras cambiar de dispositivo.

Un recurso compartido de archivos regula, en primer lugar, quién puede acceder a los datos a través de una vía de acceso determinada. El cifrado de archivos y carpetas complementa esta protección: el acceso al contenido depende además de las claves necesarias. Lo decisivo es qué flujos de datos cubre realmente la solución elegida. Juntos analizamos los almacenamientos locales, los directorios compartidos, las operaciones de copia y el intercambio con socios. Así se hace visible en qué puntos se procesan contenidos confidenciales y dónde se necesita una protección distinta o complementaria.

En este contexto, la perspectiva de la aplicación sigue siendo importante. Las personas autorizadas deben poder seguir editando los archivos; en ese momento puede generarse texto en claro. Por eso, el cifrado no impide automáticamente la fuga de datos por parte de un usuario ya autorizado o comprometido. La protección del puesto de trabajo, unos roles adecuados y unos procedimientos de intercambio seguros siguen formando parte de la configuración global. En el piloto examinamos los flujos de trabajo previstos y documentamos los límites. Así, su equipo obtiene una visión clara y verificable de qué está protegido y qué responsabilidades recaen en otros puntos.

La elección de un procedimiento aún no resuelve las cuestiones organizativas. ¿Quién puede asignar nuevos miembros a un proyecto? ¿Qué ocurre cuando una persona causa baja? ¿Cómo se hacen accesibles los datos cuando una clave autorizada no está disponible? Estas preguntas se responden antes del despliegue. Un modelo de roles acordado evita que se generen accesos de gran alcance solo por comodidad. La recuperación cuenta con responsables designados y una vía de aprobación documentada, acorde con los requisitos de protección de su información.

La copia de seguridad y la recuperación también deben ser coherentes con el plan de claves. Los datos pueden existir técnicamente y seguir siendo inutilizables si faltan las claves correspondientes. A la inversa, un procedimiento de recuperación no debe eludir de forma inadvertida las restricciones de acceso previstas. Por eso, el alcance de la copia de seguridad, la disponibilidad de las claves y la recuperación se prueban de forma conjunta. El traspaso explica estos procedimientos a la administración y a los responsables del área de negocio. Los cambios en los ámbitos de protección o en los productos se evalúan después tomando como referencia esta misma configuración.

u.trust LAN Crypt versión 13.0.x, de Utimaco IS GmbH, está homologada con la referencia BSI-VSA-10966 hasta VS-NfD. La homologación del 15.11.2025 es válida hasta el 15.11.2028; la fecha de referencia indicada es el 15.11.2025. Trasladamos los requisitos de sus almacenamientos de archivos a una configuración concreta y comprobamos la plataforma, la configuración y los procedimientos operativos a partir de la documentación correspondiente. Para esta versión no indicamos ninguna autorización de la UE ni de la OTAN: la presente entrada de homologación menciona exclusivamente VS-NfD. Por ello, los requisitos para NATO RESTRICTED se evalúan por separado y no se derivan de la homologación nacional.

También en un proyecto militar se consideran por separado la homologación del producto, el funcionamiento del sistema y el acceso del personal. Ü3 designa una habilitación de seguridad de personas y no un nivel de cifrado. Las habilitaciones y las autorizaciones de acceso necesarias deben aclararse antes del despliegue para el personal concreto que vaya a intervenir. Por tanto, el equipo global de OTOKO® no está autorizado de forma general para información clasificada. Para las primeras conversaciones utilizamos una descripción no clasificada; la documentación confidencial del proyecto solo se intercambia a través de vías acordadas y admitidas.

Como distribuidor exclusivo para EMEA de u.trust LAN Crypt, OTOKO® combina el suministro de la solución con la implementación técnica en sus instalaciones. Nos encargamos de las adaptaciones y modificaciones específicas del cliente, la instalación y la puesta en marcha. Primero determinamos qué sistemas y procesos deben conectarse, qué funciones se necesitan y quién administrará la solución más adelante. De ahí surgen un alcance de implementación acordado, un piloto y un plan de despliegue. Las adaptaciones se documentan y se evalúan con respecto a la homologación correspondiente: la aprobación de la versión original no se aplica automáticamente a cualquier configuración modificada.

Tras la puesta en marcha, el mantenimiento y el soporte de nivel 1 a 3 siguen formando parte de nuestra oferta. El nivel 1 se encarga de la recepción estructurada y la primera clasificación, el nivel 2 del análisis en profundidad de la configuración y la integración, y el nivel 3 del tratamiento de causas técnicas complejas y de la coordinación necesaria con el fabricante. El alcance del soporte, la disponibilidad, los tiempos de respuesta y los accesos remotos permitidos se acuerdan según el proyecto. En entornos clasificados, tenemos en cuenta las vías de acceso y comunicación admitidas. Los cambios de mantenimiento se evalúan y prueban de forma documentada, y se incorporan a la operación mediante las aprobaciones acordadas.