Buscar menos. Hacer más.

No. La colaboración activa, el archivo y los contenidos que ya no se necesitan pueden tratarse por separado. Esto reduce el lastre y los permisos poco claros.

No. Los contenidos, las responsabilidades y la publicación deben ser asumidos por las áreas de negocio. Nosotros conectamos estos requisitos con la implementación técnica.

La información debe ser localizable, los permisos comprensibles y la colaboración debe funcionar también entre equipos. Estructuramos la intranet y los espacios de documentos, configuramos los permisos y acompañamos la migración de los contenidos existentes al espacio de trabajo digital.

Arquitectura de la información con áreas, plantillas y responsables Modelo de permisos para Teams, SharePoint y Confluence con grupos del directorio Clasificación y cifrado de documentos confidenciales con Microsoft Purview o LAN Crypt Migración de servidores de archivos y sistemas heredados con depuración y reglas de conservación Gobernanza con ciclo de vida para equipos, sitios y uso compartido externo

Arquitectura de la información y modelo de permisos Intranet con plantillas lista para operar Manual de gobernanza con reglas de conservación y uso compartido

Distinguimos entre la información corporativa vinculante, el trabajo en equipo y los borradores personales. Los espacios reciben responsables, una navegación comprensible y un procedimiento para los contenidos obsoletos. SharePoint, Teams o Confluence pueden asumir aquí funciones distintas. Una intranet debe dar respuesta a las preguntas recurrentes; por eso comprobamos la búsqueda y la navegación con tareas típicas. Más páginas o una copia completa del servidor de archivos no hacen que la información sea automáticamente más fácil de encontrar.

Un espacio se crea, cambia de miembros y en algún momento se cierra. Para ello planificamos los grupos de permisos, los permisos externos y la revisión periódica. Los contenidos especialmente sensibles necesitan una clasificación adecuada y medidas de protección; la tecnología concreta se ajusta a las formas de uso. En la migración comprobamos los metadatos, la necesidad de versiones y los permisos existentes. Los enlaces en los documentos y los archivos incrustados forman parte de la prueba, para que una migración técnicamente exitosa no acabe en un repositorio de conocimiento inutilizable.

La aceptación incluye tareas de ejemplo para el personal, comprobaciones de acceso y una prueba de la publicación acordada. Los redactores reciben plantillas y responsabilidades claras. La operación técnica y el mantenimiento editorial siguen siendo tareas separadas con responsables designados. Como punto de partida sirven las áreas de información más importantes, los repositorios existentes y los problemas de búsqueda más frecuentes de sus equipos.

Procesos, entorno de sistemas, calidad de los datos Áreas de negocio, TI, protección de datos, consultor de procesos de OTOKO® Mapa de procesos, inventario de sistemas, informe de calidad de los datos, ámbitos de actuación priorizados

Procesos objetivo, arquitectura, plan de integración Áreas de negocio, arquitectura, seguridad de la información Procesos objetivo, arquitectura de sistemas, registro de interfaces, modelo de permisos

Un proceso o un emplazamiento en producción Consultores de OTOKO®, usuarios clave, su departamento de TI Piloto con datos reales, valoración de los usuarios clave, decisión sobre el despliegue

Configuración, interfaces, migración, formación Consultores y desarrolladores de OTOKO®, usuarios clave, su departamento de TI Sistema configurado, interfaces, datos migrados, formación, aceptación

Monitorización, versiones, soporte Operación de OTOKO® o su equipo Monitorización, planificación de versiones, soporte, revisión anual de permisos

Procesos objetivo, requisitos, coordinación con los usuarios clave

Arquitectura de sistemas, interfaces, responsabilidad sobre los datos