®デジタルワークプレイス
情報は見つけやすく、共有範囲はわかりやすく、そしてチームの垣根を越えた連携も機能する必要があります。イントラネットとドキュメントスペースを構造化し、権限を設定し、既存コンテンツをデジタルワークプレイスへ移行する作業を支援します。
OTOKO®へのご依頼内容
正式な全社情報、チームでの作業、個人の下書きを区別します。各領域には担当者、わかりやすいナビゲーション、古くなったコンテンツを扱う手順を設けます。SharePoint、Teams、Confluenceは、それぞれ異なる役割を担うことができます。イントラネットは繰り返し寄せられる質問への答えを提供するものであるべきなので、典型的な業務に沿って検索とナビゲーションを検証します。ページ数を増やしたり、ファイルサーバーをそのまま複製したりしても、情報が自動的に見つけやすくなるわけではありません。
具体的な範囲、貴社の関与、検収基準は、開始前に取り決めます。
技術を分かりやすく解説
領域は作られ、メンバーが入れ替わり、いずれは閉鎖されます。そのために、権限グループ、外部共有、定期的な見直しを計画します。特に機密性の高いコンテンツには、適切な分類と保護対策が必要です。具体的な技術は、実際の利用方法に合わせて決定します。移行に際しては、メタデータ、バージョン管理の必要性、既存の共有設定を確認します。文書内のリンクや埋め込みファイルもテスト対象に含めます。技術的に成功した移行が、使い物にならないナレッジベースを生んでしまうことのないようにするためです。
検収には、従業員向けのサンプルタスク、アクセス権の確認、合意した公開プロセスのテストが含まれます。編集担当者には、テンプレートと明確な役割分担を提供します。技術的な運用と編集面での保守は、それぞれ担当者を定めた別々の業務として維持します。導入の出発点としては、主要な情報領域、既存の保存場所、そして貴社のチームでよくある検索上の課題が適しています。
検証可能な成果
引き継ぎでは、実装とドキュメントを一体的に扱います。合意したケースを共に確認し、残る課題を記録します。
最初の一歩の前に
いいえ。現在進行中の共同作業、アーカイブ、もう必要のないコンテンツは、それぞれ別に扱うことができます。これにより、不要なデータや不明確な共有設定を減らせます。
いいえ。コンテンツ、責任分担、公開プロセスは、業務部門が主体となって担う必要があります。私たちはこれらの要件を技術的な実装と結びつけます。
