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01
从完整生命周期审视共享设置
一个协作区域会经历创建、成员变动，并最终在某个时刻关闭。为此，我们会规划权限组、外部共享和定期审查机制。特别敏感的内容需要匹配的分级和保护措施，具体采用的技术会结合使用方式来确定。在迁移过程中，我们会检查元数据、版本管理需求和现有的共享设置。文档中的链接和嵌入文件也是测试内容的一部分，以避免技术上迁移成功，却导致知识库无法正常使用。
您对 OTOKO® 的委托
我们为您承接的工作。
我们会区分具有约束力的企业信息、团队协作内容和个人草稿。每个区域都会指定负责人、建立清晰的导航结构，并制定处理过时内容的机制。SharePoint、Teams 或 Confluence 在其中可以承担不同的职能。内网的作用是回答重复出现的问题，因此我们会通过典型任务来检验搜索和导航功能。页面数量的增加，或是对文件服务器的完整复制，并不会自动让信息变得更容易查找。
可能的服务范围
- 信息架构，包括分区、模板和负责人
- 面向 Teams、SharePoint 和 Confluence 的权限模型，基于目录中的用户组
- 使用 Microsoft Purview 或 LAN Crypt 对机密文档进行分类和加密
- 文件服务器和旧系统的迁移，包括数据清理和保存期限规则
- 针对团队空间、页面和外部共享的生命周期治理
具体范围、您的参与方式以及验收标准，我们会在项目开始前明确约定。
把技术讲清楚
我们是这样落实任务的。
02
移交编辑职责与运维工作
验收内容包括面向员工的示例任务、访问权限核查，以及对约定发布流程的测试。编辑人员会获得相应模板和明确的职责划分。技术运维与内容编辑维护，始终是两项分开的任务，并各自指定负责人。最适合作为切入点的，是您最重要的信息领域、现有的资料存放方式，以及团队最常遇到的搜索问题。
一个可验证的成果
这将成为您后续工作的基础。
- 信息架构与权限模型
- 可投入运行的内网，含相关模板
- 治理手册，含保存期限和共享规则
移交环节将实施成果与文档记录结合在一起。我们会共同检查约定的场景，并记录尚待完成的任务。
在迈出第一步之前
您关于 数字化办公 的问题。
旧的文件存储是否必须全部迁移？
不是。正在使用的协作内容、归档内容，以及不再需要的内容，可以分开处理。这样可以减少冗余数据和不清晰的共享设置。
内网建设是否只是一个 IT 项目？
不是。内容、职责和发布工作，必须由相关业务部门来承担。我们负责将这些需求与技术实现衔接起来。
