Mniej szukać. Więcej zrobić.

Nie. Aktywną współpracę, archiwum i treści już niepotrzebne można potraktować osobno. Ogranicza to balast i liczbę niejasnych udostępnień.

Nie. Treści, zakresy odpowiedzialności i publikację muszą wziąć na siebie działy biznesowe. Łączymy te wymagania z techniczną realizacją.

Informacje mają być łatwe do odnalezienia, udostępnienia zrozumiałe, a współpraca ma działać także między zespołami. Porządkujemy intranet i przestrzenie dokumentów, konfigurujemy uprawnienia oraz wspieramy przeniesienie istniejących treści do cyfrowego miejsca pracy.

Architektura informacji z obszarami, szablonami i osobami odpowiedzialnymi Model uprawnień dla Teams, SharePoint i Confluence z grupami z katalogu użytkowników Klasyfikacja i szyfrowanie dokumentów poufnych za pomocą Microsoft Purview lub LAN Crypt Migracja z serwerów plików i systemów starszego typu z porządkowaniem i zasadami przechowywania Zarządzanie cyklem życia zespołów, witryn i udostępnień zewnętrznych

Architektura informacji i model uprawnień Gotowy do pracy intranet z szablonami Podręcznik zarządzania z zasadami przechowywania i udostępniania

Rozróżniamy wiążące informacje firmowe, pracę zespołową i osobiste wersje robocze. Każdy obszar ma wyznaczone osoby odpowiedzialne, przejrzystą nawigację i procedurę postępowania z nieaktualnymi treściami. SharePoint, Teams czy Confluence mogą przy tym pełnić różne funkcje. Intranet ma dawać odpowiedzi na powtarzające się pytania; dlatego sprawdzamy wyszukiwanie i nawigację na przykładzie typowych zadań. Większa liczba stron albo pełna kopia serwera plików nie sprawiają automatycznie, że informacje łatwiej znaleźć.

Obszar powstaje, zmienia swoich członków i w pewnym momencie zostaje zamknięty. Planujemy dla niego grupy uprawnień, zewnętrzne udostępnienia i regularną weryfikację. Szczególnie wrażliwe treści wymagają odpowiedniej klasyfikacji i środków ochrony; konkretne rozwiązanie techniczne dopasowujemy do sposobów korzystania z treści. Przy migracji sprawdzamy metadane, potrzeby dotyczące wersjonowania oraz istniejące udostępnienia. Linki w dokumentach i osadzone pliki są częścią testu, aby technicznie udana migracja nie skończyła się bezużyteczną bazą wiedzy.

Do odbioru należą przykładowe zadania dla pracowników, kontrole dostępu oraz test uzgodnionego procesu publikacji. Redaktorzy otrzymują szablony i jasno określone zakresy odpowiedzialności. Eksploatacja techniczna i redakcyjne utrzymanie treści pozostają odrębnymi zadaniami z wyznaczonymi osobami odpowiedzialnymi. Dobrym punktem wyjścia są najważniejsze obszary informacyjne, istniejące miejsca przechowywania plików oraz najczęstsze problemy Państwa zespołów z wyszukiwaniem.

Procesy, środowisko systemowe, jakość danych Działy biznesowe, IT, ochrona danych, doradca procesowy OTOKO® Mapa procesów, spis systemów, raport jakości danych, priorytetowe obszary działania

Procesy docelowe, architektura, plan integracji Działy biznesowe, architektura, bezpieczeństwo informacji Procesy docelowe, architektura systemu, rejestr interfejsów, koncepcja uprawnień

Jeden proces lub lokalizacja w eksploatacji produkcyjnej Konsultanci OTOKO®, kluczowi użytkownicy, Państwa dział IT Pilotaż z rzeczywistymi danymi, informacja zwrotna kluczowych użytkowników, decyzja o wdrożeniu na szeroką skalę

Konfiguracja, interfejsy, migracja, szkolenie Konsultanci i deweloperzy OTOKO®, kluczowi użytkownicy, Państwa dział IT Skonfigurowany system, interfejsy, przeniesione dane, szkolenie, odbiór

Monitoring, wydania, wsparcie Zespół eksploatacji OTOKO® lub Państwa zespół Monitoring, planowanie wydań, wsparcie, coroczny przegląd uprawnień

Procesy docelowe, wymagania, uzgodnienia z kluczowymi użytkownikami

Architektura systemu, interfejsy, odpowiedzialność za dane