Państwa kluczowe systemy mają umożliwiać współpracę.

Tak. Wszystkie usługi (6) można zaplanować jako odrębne pakiety prac. Wspólnie ustalamy sytuację wyjściową, wymagania wstępne i wynik, który jest Państwu potrzebny w pierwszej kolejności. Na podstronach opisujemy zakres każdej usługi i związane z nią decyzje techniczne.

Przed realizacją ustalane są cele, systemy, których to dotyczy, zakres współdziałania, wyniki i kryteria odbioru. Otwarte kwestie techniczne można najpierw wyjaśnić w ramach inwentaryzacji lub pilotażu. Dodatkowe zadania są oceniane pod kątem wpływu na nakład pracy i termin.

Dokumentacja, instruktaż i podział odpowiedzialności są uwzględniane w zamówieniu. Jeśli OTOKO® przejmuje bieżące zadania, uzgadniamy w tym celu zakres eksploatacji wraz z godzinami serwisowymi i ścieżkami eskalacji. Państwa zespół może też sam kontynuować prace na bazie wyników lub prowadzić je z dotychczasowymi partnerami.

System klasy Enterprise zmienia więcej niż tylko interfejs użytkownika. Określa on, jak przetwarzane są zamówienia, jak utrzymywane są dane klientów, jak zatwierdzane są dokumenty i jak zarządza się dostępami. Pracujemy z Państwa działami biznesowymi nad procesami docelowymi i wdrażamy wymaganą konfigurację, migrację danych oraz integrację. Uwzględniane są istniejące systemy; nowe wdrożenie to tylko jedna z możliwych dróg. Zakres może sięgać od pojedynczego usprawnienia procesu po skoordynowane wdrożenie kilku systemów.

Zamówienia, magazyn, produkcja i faktury mają do siebie pasować. Analizujemy Państwa procesy kluczowe, wspieramy wybór systemu ERP oraz wdrażamy konfigurację, migrację danych i integracje. Przejście na nowy system przygotowujemy z odbiorami merytorycznymi i według przejrzystego planu.

Analiza i porządkowanie procesów Order-to-Cash, Purchase-to-Pay i danych podstawowych Wybór platformy spośród SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 i Infor według wielkości, branży i regulacji Podłączenie MES, sklepu internetowego, systemów kasowych, banków i interfejsów urzędowych Migracja danych z porządkowaniem, cyklami testowymi i odbiorem przez działy biznesowe Planowanie przełączenia z oknem czasowym, planem awaryjnym i wzmożonym wsparciem (hypercare) po uruchomieniu produkcyjnym

Procesy docelowe z rolami i mechanizmami kontroli Skonfigurowany system ERP z interfejsami i uzgodnioną migracją danych Techniczna dokumentacja procesów na potrzeby Państwa ram audytowych

Wspólnie śledzimy rzeczywiste transakcje od zamówienia do płatności lub od zapotrzebowania do zaopatrzenia. Przypadki szczególne, takie jak dostawy częściowe, zwroty i późniejsze zmiany cen, są uwzględniane wprost. Następnie porównujemy funkcje standardowe z niezbędnymi rozszerzeniami. Każde odstępstwo od standardu otrzymuje uzasadnienie oraz ocenę pod kątem utrzymania i aktualizacji. SAP, Microsoft Dynamics czy Infor oceniamy na podstawie Państwa procesu i istniejących zależności; nazwa producenta nie zastępuje odpowiedniego rozwiązania.

Ustalamy, które dane podstawowe i transakcyjne zostaną przeniesione, która historia musi pozostać wyłącznie do odczytu i kto zatwierdza dane. Dokumentowane jest przyporządkowanie między starymi a nowymi kluczami. Migracje testowe porównują ilości, sumy i wybrane dokumenty. Jednocześnie sprawdzamy zaangażowane systemy: poprawne zamówienie w ERP nie wystarczy, jeśli sklep internetowy lub magazyn nadal pracują na starych numerach artykułów. Role i rozdzielenie funkcji uzgadniamy z działem biznesowym i bezpieczeństwem informacji.

Plan przełączenia (cutover) określa punkty zatrzymania, kroki przejęcia i zatwierdzenia merytoryczne. Powrót do poprzedniego stanu jest możliwy wyłącznie w uprzednio ustalonych granicach, zwłaszcza po dokonaniu nowych księgowań. W ramach uzgodnionego wsparcia w okresie rozruchu usuwamy błędy według priorytetów i obserwujemy krytyczne procesy. W przygotowaniu pomocne są przykłady procesów, lista systemów, wolumen danych oraz stałe terminy biznesowe, takie jak zamknięcie okresu czy inwentaryzacja.

Sprzedaż i serwis potrzebują wspólnego obrazu klienta, bez bezładnego rozpowszechniania poufnych informacji. Konfigurujemy Państwa system CRM, łączymy go z odpowiednimi systemami i projektujemy przejrzyste procesy dla potencjalnych klientów, ofert, opieki nad klientem oraz zgłoszeń serwisowych.

Analiza wymagań ze sprzedażą, serwisem i marketingiem oraz uzgodnienie procesów obsługi klienta Wdrożenie Salesforce, Dynamics 365 Sales lub HubSpot z rolami i strukturą lejka sprzedaży Integracja z ERP, systemem zgłoszeń, telefonią i automatyzacją marketingu Porządkowanie danych i usuwanie duplikatów przed migracją Funkcje RODO: zgody, koncepcja usuwania danych, prawo dostępu i rejestrowanie zdarzeń

Model procesu obsługi klienta z określoną odpowiedzialnością za dane Skonfigurowany system CRM z przetestowanymi interfejsami Techniczne wdrożenie uzgodnionych procedur usuwania danych i udzielania informacji

Wspólnie ze sprzedażą, serwisem i marketingiem ustalamy, kiedy sprawa jest przekazywana i jakie informacje są do tego potrzebne. Etapy szansy sprzedażowej wymagają jasnych kryteriów; w przeciwnym razie prognozy trudno porównywać. Role określają, kto może przeglądać lub zmieniać dane klientów, warunki handlowe i działania. Automatyzacje projektujemy tak, aby pracownicy rozumieli status i mogli obsługiwać wyjątki. Funkcje standardowe platformy sprawdzamy przed indywidualnymi rozszerzeniami.

Firmy, kontakty i umowy mogą występować w wielu systemach. Definiujemy źródła wiodące, stabilne identyfikatory oraz reguły łączenia duplikatów. Sam adres e-mail nie zawsze jest odpowiednim kluczem klienta. Synchronizacja uwzględnia usunięcia, zmiany ról i zmiany przesunięte w czasie. Zasady dotyczące zgód, przechowywania i udzielania informacji, uzgodnione z właściwymi komórkami w Państwa firmie, wdrażamy technicznie. Uwzględniane są przy tym również eksportowane dane oraz podłączone narzędzia marketingowe.