Uw kernsystemen moeten samenwerking mogelijk maken.

Ja. De 6 diensten kunnen als afgebakende werkpakketten worden gepland. Samen bepalen wij de uitgangssituatie, de voorwaarden en het resultaat dat u als eerste nodig heeft. De subpagina's tonen per dienst de omvang en de technische keuzes.

Voorafgaand aan de uitvoering worden doelen, betrokken systemen, medewerking, resultaten en acceptatiecriteria vastgelegd. Openstaande technische vragen kunnen eerst in een inventarisatie of een pilot worden opgehelderd. Extra taken worden beoordeeld op hun gevolgen voor inspanning en planning.

Documentatie, instructie en verantwoordelijkheden worden in de opdracht meegenomen. Als OTOKO® doorlopende taken overneemt, spreken wij daarvoor een beheeromvang af met servicetijden en escalatiepaden. Uw team kan de resultaten ook zelf of samen met bestaande partners voortzetten.

Een bedrijfssysteem verandert meer dan alleen een gebruikersinterface. Het bepaalt hoe orders worden verwerkt, klantgegevens worden bijgehouden, documenten worden vrijgegeven en toegang wordt beheerd. Wij werken met uw vakafdelingen aan doelprocessen en voeren de vereiste configuratie, gegevensmigratie en integratie uit. Bestaande systemen worden hierbij betrokken; een volledig nieuwe implementatie is slechts één mogelijke weg. De omvang kan variëren van een enkele procesverbetering tot de afgestemde invoering van meerdere systemen.

Bestellingen, voorraad, productie en facturen moeten op elkaar aansluiten. Wij analyseren uw kernprocessen, begeleiden de ERP-selectie en voeren configuratie, gegevensmigratie en koppelingen uit. De overstap wordt voorbereid met acceptatie door de vakafdelingen en een duidelijk draaiboek.

Procesinventarisatie en opschoning van order-to-cash, purchase-to-pay en stamgegevens Platformkeuze tussen SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 en Infor op basis van omvang, sector en regelgeving Koppeling van MES, webshop, kassasystemen, banken en overheidsinterfaces Datamigratie met opschoning, testruns en acceptatie door de vakafdelingen Cutoverplanning met tijdvenster, terugvalplan en hypercare na de go-live

Doelprocessen met rollen en controles Geconfigureerd ERP met interfaces en afgestemde gegevensmigratie Technische procesdocumentatie voor uw toetsingskader

Samen volgen wij werkelijke transacties van order tot betaling of van behoefte tot inkoop. Bijzondere gevallen zoals deelleveringen, retourzendingen en latere prijswijzigingen worden expliciet meegenomen. Daarna vergelijken wij standaardfuncties met noodzakelijke uitbreidingen. Elke afwijking van de standaard krijgt een onderbouwing en een inschatting van de gevolgen voor onderhoud en updates. SAP, Microsoft Dynamics of Infor worden beoordeeld aan de hand van uw proces en bestaande afhankelijkheden; de naam van een fabrikant vervangt geen passende oplossing.

Wij leggen vast welke stam- en mutatiegegevens worden overgenomen, welke historie alleen leesbaar moet blijven en wie de gegevens goedkeurt. De toewijzing tussen oude en nieuwe sleutels wordt gedocumenteerd. Testmigraties vergelijken hoeveelheden, totalen en geselecteerde documenten. Tegelijkertijd toetsen wij de betrokken systemen: een correcte ERP-order volstaat niet als de webshop of het magazijn nog met oude artikelnummers werkt. Rollen en functiescheiding worden afgestemd met de vakafdeling en informatiebeveiliging.

Het cutoverplan benoemt stoppunten, overnamestappen en vakinhoudelijke goedkeuringen. Een terugval is alleen mogelijk binnen de vooraf vastgestelde grenzen, met name na nieuwe boekingen. Tijdens de afgesproken opstartbegeleiding handelen wij fouten af op volgorde van prioriteit en bewaken wij kritieke processen. Ter voorbereiding helpen procesvoorbeelden, een systeemlijst, gegevensvolumes en vaste bedrijfsmomenten zoals de periodeafsluiting of de voorraadtelling.

Verkoop en service hebben een gedeeld beeld van de klant nodig, zonder vertrouwelijke informatie lukraak te verspreiden. Wij configureren uw CRM, koppelen het aan de relevante systemen en richten transparante processen in voor prospects, offertes, klantbeheer en servicegevallen.

Inventarisatie van eisen met verkoop, service en marketing en afstemming van de klantprocessen Invoering van Salesforce, Dynamics 365 Sales of HubSpot met rollen en pipelinestructuur Integratie met ERP, ticketsysteem, telefonie en marketingautomatisering Data-opschoning en ontdubbeling vóór de migratie AVG-functies: toestemmingen, verwijderconcept, inzage en logging

Klantprocesmodel met gegevensverantwoordelijkheid Geconfigureerd CRM met geteste interfaces Technische implementatie van afgestemde verwijder- en inzageprocessen

Wij stemmen met verkoop, service en marketing af wanneer een zaak wordt overgedragen en welke informatie daarvoor nodig is. Fasen van een verkoopkans hebben duidelijke criteria nodig; anders zijn prognoses moeilijk vergelijkbaar. Rollen bepalen wie klanten, voorwaarden en activiteiten mag zien of wijzigen. Automatiseringen worden zo ontworpen dat medewerkers de status begrijpen en uitzonderingen kunnen afhandelen. Voordat er maatwerkuitbreidingen komen, worden de standaardfuncties van een platform getoetst.

Bedrijven, contacten en contracten kunnen in meerdere systemen voorkomen. Wij definiëren leidende bronnen, stabiele identificatoren en regels voor het samenvoegen van dubbele records. Een e-mailadres alleen is niet altijd een geschikte klantsleutel. Synchronisatie houdt rekening met verwijderingen, rolwisselingen en vertraagde wijzigingen. Voor toestemmingen, bewaring en inzage zetten wij de met uw verantwoordelijke afdelingen afgestemde regels technisch om. Daarbij worden ook geëxporteerde gegevens en gekoppelde marketingtools meegenomen.